プロフェッショナル・エージェンシーの
多様なワークスタイルを支える
Microsoft Office 365 導入・移行支援

株式会社クリーク・アンド・リバー社 導入事例

株式会社クリーク・アンド・リバー社について

CREEK & RIVER

TV・映画・ゲーム・Webなどのクリエイターから、医療分野のドクター、学術分野の研究者はじめ、IT・法曹・会計・建築・ファッション・食分野のスペシャリストに特化したプロフェッショナル・エージェンシー。エージェント、プロデュース、ライツマネジメントを3つの柱として事業を行う。22万人以上のプロフェッショナルと約2万社のクライアントを無限に組み合わせ、国内15拠点・海外4拠点に展開。VRやビッグデータ分析、プロフェッショナル専門の採用情報サイトや世界中の弁護士を結ぶSNSサービスにも周辺事業を拡大し、「プロフェッショナルの生涯価値の向上」と「クライアントの価値創造への貢献」を実現している。

メール運用の課題を解決し、
社内のコミュニケーションをより円滑にするための変革

大江様
管理グループ 情報システム部
部長 大江様

導入前の課題

IT・法曹・会計・建築・ファッション・食分野のスペシャリストに特化したプロフェッショナル・エージェンシーである当社では、社員とパートナーとなっているプロフェッショナルがメールを含めた社内システムを利用しています。職種・業界も違い、多種多様なワークスタイルで働くメンバーの業務を円滑にすすめられるように支援をするのが情報システム部の役割です。しかし、業務の基幹となるメールシステムの運用で課題を抱えていました。
クリエイティブの現場では業務上、大容量のファイルをメールする運用が多く、メールが滞留してしまう問題が頻発していたのです。利用していたホスティングサービスのメールサーバーのスペックを個別で増強してもらい、拡張を行っていましたが、それでも処理が追いつかず、業務時間内にメールサーバーがダウンすることが多いときには月に3度も起きるような状態でした。また外部、客先や出先のスタジオなどでメール閲覧ができず、メンバーから不満が上がっていました。

これらの課題を抱えている時期に、利用しているメールサーバーのLinuxをバージョンアップするタイミングが重なりました。今後も現状のメールサーバーを継続して利用するかの議論が行われ、コスト・運用面から考えても継続利用にメリットがないという結論に達し、新しくメールシステムを選定、導入することとなりました。
Google社のGmailとMicrosoft社のOffice 365で検討を進めていましたが、中国で働く社員・パートナーも利用できるシステムにする必要があったため、Microsoft Office 365での導入が決定しました。中国からの利用も可能で、メンバーから要望のあがっていた外出先からのメールの利用も実現することができるためです。
また社内で公式のコミュニケーションツールがないことも課題でした。Office 365の利用と同時に、Skype for Businessを導入することで社内のコミュニケーションをより円滑にでき、メンバーの業務を支援できると考えました。

多様なワークスタイルを支える
快適なIT環境を整えるという明確なゴール

NHN テコラスを選んだ理由

Office 365の導入にあたり、コンペティションを行い応募のあった9社の中からNHN テコラス社に決めました。他社はパッケージ化されたメールシステムの切り替え提案が多い中、NHN テコラスはメールシステムの切り替えだけにとどまらず、当社が抱えている課題に対するゴールを明確に示し、フェーズ分けしたIT環境の改善提案まで行っていただいたためです。一般的な企業と比べた際、社員とパートナーで2つのドメインを利用する必要があることや多様な働き方をするメンバーが多く、メールの運用が複雑化していることを考慮すると、パッケージ化された提案の中で当社の課題を解決することは難しいと考えました。当社の運用に合わせて柔軟な対応が可能な点、多様なワークスタイルで働くメンバーが業務を円滑に遂行し、快適なIT環境を整えるというゴールを達成するためNHN テコラスにOffice 365を含めた業務システムの導入を任せることに決めました。

卜部様
管理グループ 情報システム部 卜部様

NHN テコラスの導入・移行支援

社員の数も多く、メールの運用も属人化されている部分があったため、まずは現状どのような利用をしているかの調査から始まりました。運用方法の調査、問題点の洗い出し、解決するための提案、導入のための設計を一緒に行ってもらいました。メールシステムについては全ての社員とパートナーが利用しているため、事前通知をしたうえで、旧システムとの並行稼動期間は検証を含め2ヶ月ほど設けました。一括での切り替えは行わず、段階的に切り替えと説明会を実施していきました。
問題がおきても、「できません」というゼロ回答ではなく、こちらの要望を実現するためにはどうすればいいのか、常に代替案や回避策を提案していただきました。導入時には社内の説明会にも参加していただき、導入後の運用が安定するまで2週間は常駐していただくなど、非常に手厚くサポートしていただけたので感謝しています。

導入後の効果と今後の展望

誰がどうメールを利用しているかについて、以前は管理しきれていなかった部分もありましたが、導入後はメールのログから不明確だった運用部分が明確になりました。それによって今までは気づくことができなかったセキュリティの問題点などを洗い出すことができています。
また外部からセキュアでアクセスな可能なメールシステムを利用できるようになり、メンバーからは好評です。公式のコミュニケーションツールを導入することで社内のコミュニケーションがより活発になりました。多様なワークスタイルを維持したままで、セキュリティや利便性を向上させることができたのは、NHN テコラス社のご協力があったからこそ。今後Office 365をグループ会社にも導入していく計画がありますので、引き続きご支援いただきたいと考えています。

Office 365へ移行することで、
セキュリティを維持しつつ利便性を向上

Office 365 導入後の構成図

・メールシステムはExchange OnlineとHDE Oneに集約

クリーク・アンド・リバー社のセキュリティ要件で定められている90日以上のメールアーカイブ保持を実現。

・ID管理はActive DirectoryとHDE Oneを連携してシングルサインオン

HDE Oneによりデバイス制御、ワンタイムパスワード、セキュアブラウザを提供することで外部からでも安全にメールの利用が可能に。

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